Selama kami menjadi Konsultan ISO, seringkali kami mendapati Organisasi yang masih kurang tepat dalam mendefinisikan Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan. Pada kesempatan kali ini kami akan mencoba menjelaskan secara sederhana mengenai perbedaan Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan.
Kesalahan Persepi mengenai Tindakan Koreksi (Correction Action), Tindakan Korektif (Corrective Action), dan Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
Beberapa contoh persepsi yang salah dalam memahami Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahanadalah :
- Tindakan Korektif diartikan sama dengan Tindakan Pencegahan;
- Tindakan Koreksi diartikan sama dengan Tindakan Korektif;
- Menggunakan istilah Tindakan Perbaikan untuk menggantikan pengertian Tindakan Koreksi atau Tindakan Korektif.
Definisi Tindakan Koreksi (Correction Action), Tindakan Korektif (Corrective Action), dan Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
Untuk mengetahui perbedaan dari Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan, maka kita perlu untuk mengetahui definisinya terlebih dahulu, mengutip dari ISO 9000:2015 berikut adalah definisi Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan:
Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau potensi situasi lainnya yang tidak diinginkan.
Tindakan Korektif adalah tindakan untuk menghilangkan sumber ketidaksesuaian dan mencegah berulang.
Tindakan Koreksi adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian terdeteksi.
Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
Jika kita perhatikan definisi dari Tindakan Pencegahan, maka dapat disimpulkan Tindakan Pencegahan adalah tindakan yang diambil sebelum ketidaksesuaian terjadi. Tindakan Pencegahan dilakukan ketika terjadi situasi yang berpotensi dapat menimbulkan ketidaksesuaian, namun ketidaksesuaian tersebut belum lah terjadi.
Sebagai contoh misalkan bagian Marketing adalah target penambahan jumlah customer baru sebanyak 5 perusahaan, hingga batas waktu Desember 2022. Namun hingga bulan November 2022 target yang tercapai baru 1 perusahaan. Hal ini dapat berpotensi ketidaksesuaian yaitu tidak tercapai target sasaran mutu pada bagian Marketing. Untuk mencegah hal tersebut terjadi bagian Marketing dapat melakukan Tindakan Pencegahan, seperti misalnya mengubah strategi pemasaran, memaksimalkan media sosial, membuat penawaran yang lebih menarik, dsb. Hingga dapat meminimalisir potensi terjadinya atau bahkan mencegah terjadi ketidaksesuaian tersebut.
Tindakan Korektif (Corrective Action)
Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian secara berulang, maka perbedaan tindakan korektif dengan tindakan pencegahan adalah tindakan korektif dilakukan setelah ketidaksesuaian terjadi, sedangkan tindakan pencegahan dilakukan sebelum ketidaksesuaian terjadi.
Untuk menentukan Tindakan Korektif yang akan diambil, Organisasi harus melakukan analisa terlebih dahulu terhadap akar masalah penyebab terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Setelah akar masalah dianalisa, Organisasi harus mengambil Tindakan Korektif yang sesuai dengan akar masalah tersebut.
Sebagai contoh misalkan terjadi ketidaksesuaian berupa adanya komplain dari pelanggan yaitu terjadi keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan dari jadwal yang sudah disepakati. Sebelum memutuskan Tindakan Korektif yang akan diambil, Organisasi harus melakukan analisa terhadap akar masalah mengapa dapat terjadi keterlambatan pengiriman barang tersebut.
Kita umpamakan keterlambatan terjadi karena kendaraan operasional yang digunakan untuk melakukan pengiriman terjadi kerusakan pada saat pengiriman, misalkan kendaraan mengalami mogok di jalan, lalu kita cari tau penyebab kenapa kendaraan bisa terjadi mogok, ternyata karena kendaraan tersebut tidak dilakukan pemeliharaan secara rutin, tidak berhenti disitu, kita cari tau kembali kenapa kendaraan tidak dilakukan pemeliharaan secara rutin, ternyata jadwal pemeliharaan kendaraan belum dibuat dan PIC yang ditugaskan untuk mengontrol jadwal pemeliharaan kendaraan belum ditetapkan. Nah, Tindakan Korektif yang dapat diambil adalah membuat Jadwal Pemeliharaan Kendaraan dan menunjuk PIC untuk ditugaskan melakukan monitoring terhadap jadwal pemeliharaan kendaraan.
Tindakan Koreksi (Correction Action)
Tindakan Koreksi adalah tindakan yang diambil untuk mengatasi ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dapat diambil setelah Tindakan Korektif atau Sebelum Tindakan Korektif. Tindakan Koreksi umumnya diambil untuk mengatasi ketidaksesuaian pada saat itu juga, dan sifatnya hanya sementara, bukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian. Untuk menentukan Tindakan Koreksi Organisasi dapat/ tidak perlu mencari akar penyebab ketidaksesuaian terlebih dahulu, Organisasi dapat dengan segera menentukan Tindakan Koreksi saat ketidaksesuaian ditemukan.
Sebagai contoh terhadap kasus terdapat keluhan pelanggan dikarenakan keterlambatan pengiriman barang, Organisasi dapat mengambil Tindakan Koreksi saat itu juga berupa menghubungi pelanggan untuk minta maaf, memberikan bonus kepada pelanggan, dsb.
Maka perbedaan Tindakan Koreksi dengan Tindakan Korektif adalah Tindakan Koreksi dilakukan sesuai dengan ketidaksesuaian yang terjadi, sedangkan Tindakan Korektif dilakukan sesuai dengan akar masalah penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dan memastikan ketidaksesuaian tidak berulang.
Kesimpulan
Secara sederhana jika kita simpulkan perbedaannya dari ketiga Tindakan tersebut adalah Tindakan koreksi dilakukan untuk mengatasi ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dilakukan untuk mengatasi akar penyebab ketidaksesuaian, Tindakan Pencegahan dilakukan untuk mencegah ketidaksesuaian terjadi.
Demikianlah ulasan singkat kami mengenai perbedaan Tindakan Koreksi, Tindakan Korektif, dan Tindakan Pencegahan.
Apabila ada yang perlu untuk ditanyakan jangan sungkan untuk menghubungi kami selaku Konsultan ISO 9001 melalui kolom komentar dibawah.
Terimakasih,
Alief Maulana Ilyas
Konsultan ISO 9001
Multiple Training & Consulting/ PT Mutu Tunas Cipta
Jalan Tanah Abang 1 No. 11F, Jakarta Pusat, DKI Jakarta
Email : [email protected]
Telp. (021) 3890 1773
Whatsapp : 081 6888 476 (MUTU ISO)
