Selama kami menjadi Konsultan ISO 9001, kami mendapati banyak perusahaan yang belum familiar dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 mungkin bingung, darimana harus memulai proses mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Padahal, mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 tidaklah sulit, apalagi bila anda menggunakan . Berikut ini kami ringkas 18 langkah mudah untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015
18 Langkah Mudah Mendapatkan Sertifikat ISO 9001
1. Top Manajemen harus memutuskan untuk menerapkanSistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
2. Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan keputusan di atas. Persiapan tersebut berupa:
- Kebutuhan sumber daya manusia seperti , , dan Tim ISO untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutudi perusahaan.
- Kebutuhan Waktu. Setidaknya lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.
- Kebutuhan Biaya untuk dan Sertifikasi ISO 9001
3. Bentuklah tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala dan bawah atau staf kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai . Untuk kelancaran penerapan ISO 9001, pastikan adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.
4. Buatlah rencana training. Training pengenalan ISO 9001:2015 untuk semua karyawan. Training sistem dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO. Sebaiknya Anda menggunakan jasa untuk memberikan training kepada Tim ISO.
5. Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan anda dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Analisis apa saja persyaratan ISO 9001:2015 yang belum anda terapkan.
6. Rumuskan dan (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan anda. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target).
7. Rumuskan prosedur dasar dari ISO 9001:2015, yaitu prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, prosedur audit internal, dan prosedur rapat tinjauan manajemen.
8. Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, , dsb.
9. Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi).
10. Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.
11. Buatlah pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan anda.
12. Terapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.
13. Laksanakan training audit internal untuk tim ISO. Sebaiknya Anda menggunakan jasa Konsultan ISO 9001 untuk memberikan kepada Tim ISO.
14. Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan anda dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan anda dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
15. Hubungi Badan Sertifikasi ISO untuk mengajukan audit sertifikasi. Setidaknya Anda harus menghubungi Badan Sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang anda inginkan.
16. Laksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen untuk memastikan semua persyaratan ISO 9001:2015 telah diimplementasikan.
17. Badan Sertifikasi ISO akan mengaudit anda dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan (2) Main Audit. Pastikan Tim ISO anda telah siap.
18. Selamat! Kini, sertifikat ISO 9001:2015 sudah di tangan anda. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan brand image anda di mata pelanggan.
Catatan:
Badan Sertifikasi akan mengeluarkan sertifikat bila perusahaan anda dinilai tidak melakukan kesalahan fatal (majour finding) yang biasanya diakibatkan adanya salah satu klausul dalam ISO 9001:2015 yang tidak diterapkan.
Setelah audit sertifikasi, Badan Sertifikasi ISO akan melakukan surveillance audit yang dilakukan secara rutin enam bulan atau setahun sekali.
Terimakasih,
Khairul Umam, S.T, MBA
CEO Multiple Training and Consulting
Konsultan ISO 9001 14001 45001 37001 27001 22000
Email : [email protected]
Telp. (021) 3890 1773
Whatsapp 0816888476
